背景

• ミーティングのルールを予め言語化しておこうと思った
• 理由は文化の違う人や外国人とのミーティングでは衝突が多いため
• トラブルなくコミュニケーションを取るにはルールが必要
• いわゆるグラウンドルールの事

ルール

前提

• ルールがある理由はトラブルや不要なストレスを避ける事が目的
• 国や文化が違うとコモンセンスも違う
  • 例えば、他人の前で直接指摘するのはダメな国など
• 特に、overfamiliarityにな程、ルールがなあなあになるので注意
• また、効率よくミーティングをするため、予めAgendaは用意する

トラブル回避

遅れ

• 開始が30分以内の遅れなら許容する
• 連絡がない場合は開始から5分後に閉会

集中力

次で集中できなかったり、参加しない場合は事前に一言伝える。

• スマホ操作
• エアコン調整
• メッセンジャーで緊急の連絡
• FB
• ネットワークトラブル
• トイレで離席

もし、10分以上、上記の理由でミーティングの進行が中断した場合は、ミーティングは終了する。
理由は、Non-Focusingな行動は相手のStress Jarに寄与してしまうため。

Taboo

予めTabooのTopicsやWordsがある場合は共有する。

• taboo agenda
• taboo actions

相手にストレスを与える発言は予め知っておくことが大切。
例えば、アイスブレイクで相手の容姿だったり、相手の家族の事を聞くなど。

ブレイクタイム

• 長いミーティングは、10分のブレイクタイムを作る
• サッカーのインターバルや学校の休憩時間みたいなもの
• 特に話が入り組んだり、ストレスが貯まったときに使える

内職

• 1 on 1の場合は内職は禁止

議事録

議事録のツール

• NotionやOneNoteの機能を使って議事録を取る
• 日付と参加者とアジェンダなどを残す

意思決定の議事録

フリーフォームのミーティングでは最低でも、次の3つのセクションを含む。

1
2
3

- Agenda（協議事項）
- Agree on（決定事項）
- Action Item（宿題事項）

特にネクストアクション（Action Item）は明確にするのが大切。

進捗報告の議事録

プロジェクトの進捗ミーティングの場合はプロジェクト担当毎に進捗の連絡をする。

(20240210追記) xxxxという形でコメントを残す。

進行

進行役

会議の進行役がファシリテーションを行う。具体的には次など。

• 出席者の紹介
• 全員が意見を述べる時間を確保する
• 話題のない議論を切り上げる
• 時間の管理

会議のTopics

Agendaに残すTopicsは、次のような事をフリーフォームで全員で書き出す。
基本的に何でも書き出す。

• Projectの進捗
• Taskの進捗
• 課題事項
• 疑問質問
• 不安事項
• Open Discussion

時間配分

AgendaのTopicに使える時間を管理する。

• IntroductionとWrapupで5分ずつ時間を取る
• Topicsを分割して1 topic辺りの時間を決める

管理方法は次のような方法で行う。

• time timerなどの製品で時間を管理する
• Googleでtimer 5 minと検索する

用語

略語

ミーティングでは次のような略語をよく使う。

• PIC（Person In Charge, 担当者）
• WIP（work in progress, 作業中）
• TBA（To be announced, 後日発表）
• TBD（To be determined, 未決定）
• TBC（To be confirmed, 確認中）
• TBU（To be updated, 更新予定）
• MOM（minutes of meeting, 議事録）
• AOB（any other business, その他の議題）

よく使う言葉

議論を深めるために使う言葉。解像度はよく使う。

1. 思考構造と論理
   • 構造、論点、ロジック、抽象化、具体化、根拠、まとめ、ジンテーゼ、構文、本質的、論調
2. 情報の性質と詳細度
   • 列挙、優先度、詳細、情報量、重要、顕在化、潜在化、頭出し
   • 解像度、全体像、精緻化、粒度、ブラー、抽象度、具体性
3. 意味と定義
   • 意味、定義、本質、純粋、曖昧、属性、性質、認識
4. 分析と理解
   • 分析、理解、見方、批判、評価、別の観点、役割、露出
5. 時間と進行
   • 時間、順序、流れ、フロー、デッドライン、ロードマップ、フェーズ、フィードバック、セッション
6. 背景と文脈
   • 背景、前提、目的、課題、全体像、意図、理由、現状、理想、テーマ、スコープ、大枠、前段
7. コミュニケーションと対話
   • 質問、疑問、主張、言語化、ディスカッション、メタファー、セッション、フィードバック、コンセンサス、確認、相談、検討、懸念事項
   • コミュニケーションコスト、ドキュメント、仕組化、省力化、自動化、メンテナンス、キャッチアップ
8. 比較と関係性
   • 比較、対立、依存、折衷案、最適化、相対的、絶対的、ベンチマーク、ポジショニング、打ち手
9. 現実と仮説
   • 事実、疑似的、実在、仮定、実験、想定的、宿題、As-Is、To-Be
10. 属性と性質
    • 定量、定性、ある種の、知識、責任、経済、広告
11. プロジェクト管理と準備
    • お膳立て、打ち手、キックオフ、ペンディング、入り用
    • 体制、建付け、座組、スキーム、チーム
12. 方向性と戦略
    • 方向性、ロードマップ、ポジショニング、ゴール、期限、ギャップ、バッファ、スケジュール
    • 上流、下流

参考文献

• 会社のミーティングのテーマ・議題・ネタはどう決める？議題例も紹介 | 会議HACK!
• 生産的な会議のための10のルール ｜【公式】MindMeister（マインドマイスター）